Sähköpostin tehokäyttö

Newfilm.dk / Flickr

Luin Tim Ferrissin kirjan "The 4-hour Work Week" ja olen inspiroitunut siitä kovasti. Kirjassa on paljon hyvää settiä ja olen ottanut Ferrissin oppeja käyttööni.

Yksi parhaimmista työhön soveltuvista vinkeistä on sähköpostin tehokäyttö. Se ei tarkoita, että sähköpostia käytettäisiin paljon, vaan tehokkaasti. Olen aikaisemmin mieltänyt sähköpostin jotenkin hankalaksi kommunikointivälineeksi ja käyttänyt paljon puhelinta. Puhelimella ihmiset saa monesti kiinni ja heiltä saa vastauksia heti. Ongelma on siinä, että vastaukset eivät välttämättä ole harkittuja ja puhelu saattaa kestää yllättävän kauan.

Sähköpostin eduksi voidaan vielä lukea se, että siitä jää aina mustaa valkoiselle. Joo, mutta asiaan. Eli otin käyttöön käytännön, että tarkistan sähköpostit vain kerran päivässä ja se kerta ei ole missään nimessä heti aamulla vaan esim. kello 10. Aamuisin teen tehokkaasti töitä autuaan tietämättömänä sähköpostissani lojuvista möröistä. Sitten minulla on loppupäivä aikaa hoidella mörköjä.

Käytän sähköpostia kaikkeen kommunikointiin, mikä ei vaadi välittömiä toimenpiteitä. Ja niitä tilanteita on yllättävän paljon. Vastaaja voi miettiä vastaustaan rauhassa ja mikäli hänen pitää etsiä tietoa, minun ei tarvitse odottaa puhelimessa sillä välin.

Tämä toimisi vielä paremmin mikäli kaikki muutkin toimisivat näin. Minun ei tarvitsisi vastailla puhelimeen pitkin päivää, vaan voisin keskittyä kysymyksiin keskitetysti kerran päivässä. Itse asiassa kirjailin puhelimeeni tekstarin, jolla voin hylätä tulevat puhelut: "Olen varattu. Laita sähköpostia tai tekstari." En ole kuitenkaan vielä käyttänyt sitä monestikaan.

Tilaa Tim Ferrissin The 4-hour Work Week hintaan 18,50 € Booky.fi:stä